Нужно ли учитывать каждую единицу маркированного товара отдельно или достаточно передавать сведения о виде и количестве продукции? Поэкземплярный и объемно-сортовой учет в «Честном знаке» отличаются объектом операции: ПЭУ связывает движение с кодами отдельных единиц, а ОСУ отражает товар по позиции и количеству.
Коротко о главном
- ПЭУ и ОСУ представляют разные способы отражения движения маркированного товара.
- При ПЭУ участник оборота работает с кодом маркировки каждой единицы или упаковки в предусмотренной модели учета.
- При ОСУ система отражает товарную позицию и количество без постоянной идентификации каждого экземпляра в каждой операции.
- GTIN описывает товарную позицию, а код маркировки относится к конкретному товару или упаковке в рамках установленного порядка.
- Режим учета определяется требованиями к товарной группе и этапу оборота, а не удобством, которое выбрала компания.
Что такое система «Честный знак» и какую роль в ней играет учет
«Честный знак» является публичным названием государственной системы цифровой маркировки и прослеживаемости товаров. В правовом контуре используется государственная информационная система мониторинга за оборотом товаров, подлежащих обязательной маркировке. Она связывает сведения о товаре, средстве идентификации, участнике оборота, электронном документе и выполненной операции.
Производитель, импортер, поставщик, розничная организация и другие участники оборота передают сведения в зависимости от товарной группы и выполняемой операции. Система фиксирует выпуск, передачу, приемку, продажу, возврат, списание и другие действия, если такой порядок установлен для соответствующей продукции.
Учет в «Честном знаке» не заменяет бухгалтерский, складской и управленческий учет. Он также не подтверждает качество товара и не заменяет сертификат, декларацию о соответствии или иной документ, который требуется для конкретной продукции. Компания должна согласовать между собой данные системы маркировки, УПД, кассы, склада и учетной программы.
Что означает поэкземплярный учет в «Честном знаке»
Поэкземплярный учет простыми словами
Поэкземплярный учет, или ПЭУ, связывает операцию с конкретной единицей маркированного товара. Для приемки, передачи, агрегирования, продажи, возврата или иного выбытия система обрабатывает код маркировки, нанесенный на экземпляр или упаковку, если именно такая модель предусмотрена для продукции.
Объектом контроля становится не только количество. Компания должна понимать, какие именно коды поступили, какие из них переданы покупателю, какие находятся на складе, а какие списаны или выбыли по другой причине. Такой порядок требует от сотрудников склада и учетной программы большей детализации.
Чем отличаются GTIN и код маркировки
GTIN описывает товарную позицию: вид продукции, модель, состав характеристик и другие сведения, предусмотренные системой. Код маркировки относится к конкретной единице товара или упаковке. Один GTIN не заменяет набор кодов маркировки, если товар учитывается поэкземплярно.
Формат и состав сведений зависят от требований к конкретной товарной группе. Нельзя переносить правила, действующие для одной категории, на другую без проверки нормативных документов и инструкций системы. Ошибка в GTIN или коде маркировки приводит к расхождению между фактическим товаром, УПД и остатками.
Как ПЭУ влияет на бизнес-процессы
При приемке сотрудник проверяет не только товарную позицию и количество, но и коды маркировки. Складская программа должна хранить связь между товаром и кодом, а электронный документооборот должен передавать сведения в формате, который установлен для соответствующей операции.
Отгрузка требует отбора корректных кодов из доступного остатка. Инвентаризация выявляет не только недостачу или излишек, но и несоответствие состава кодов. Агрегация помогает работать с коробами, транспортными упаковками и палетами, если такая операция предусмотрена технологией оборота и требованиями к товарной группе.
Что такое объемно-сортовой учет в «Честном знаке»
Объемно-сортовой учет, или ОСУ, отражает маркированную продукцию по товарной позиции и количеству. В операции участвуют вид товара, GTIN или другой предусмотренный идентификатор и объем передаваемой продукции. Каждую единицу не требуется постоянно выделять в учете при каждой операции, если правила для этой категории допускают ОСУ.
ОСУ не означает отсутствие маркировки. Товар может иметь средство идентификации, но участник оборота передает сведения по установленной для категории модели учета.
Например, для бакалейной продукции первой волны (снеки, соусы, специи и другие позиции соответствующего перечня) с 1 сентября 2026 года по 30 ноября 2027 года в УПД указывают GTIN и количество, без обязательного указания кодов отдельных экземпляров; с 1 декабря 2027 года предусмотрен переход на поэкземплярный учет. Такой порядок относится к указанной первой волне бакалейной продукции и не переносится автоматически на другие группы. Подробнее этапы указаны в инструкции по ОСУ для бакалейной продукции.
Как принять товар при ОСУ
- Получить электронный документ. Поставщик передает УПД или другой документ, предусмотренный правилами оборота конкретной товарной группы.
- Проверить товарную позицию. Покупатель сопоставляет GTIN или иной идентификатор, описание продукции и количество.
- Сверить поставку. Фактический товар сравнивают с данными документа по ассортименту и объему.
- Подтвердить операцию. Компания передает или подтверждает сведения в установленном порядке через электронный документооборот и систему маркировки.
- Отразить результат в учете. Остатки в складской или товароучетной программе должны соответствовать принятой поставке.
Конкретный формат электронного документа и способ подтверждения зависят от товарной группы и действующих правил обмена. Нельзя считать, что для всех видов продукции действует один порядок приемки.
Как оформить выбытие при ОСУ
Выбытие при ОСУ может возникать при розничной продаже, использовании продукции организацией, передаче в производство, списании из-за порчи или утраты, а также при других предусмотренных операциях. Участник оборота указывает товарную позицию, количество и основание действия в том формате, который установлен для соответствующей категории.
Продажа через кассу и передача сведений о розничном выбытии связаны с требованиями к кассовым операциям. Федеральный закон от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ регулирует применение контрольно-кассовой техники, но конкретный порядок работы с маркированным товаром зависит также от правил товарной группы и настроек кассового программного обеспечения.
Чем отличаются ПЭУ и ОСУ
| Критерий | Поэкземплярный учет | Объемно-сортовой учет |
|---|---|---|
| Основной объект учета | Конкретная единица товара и ее код маркировки | Товарная позиция и количество |
| Работа с кодами | Проверка и обработка кодов отдельных единиц или упаковок | Учет по идентификатору товара и объему в рамках установленной модели |
| Приемка | Сверка кодов, документов и фактического товара | Сверка товарной позиции и количества |
| Складской учет | Хранение детализации по кодам | Учет ассортимента и количества |
| Инвентаризация | Проверка количества и состава кодов | Проверка товарной позиции и объема |
| Агрегация | Может упростить операции с коробами и палетами | Применяется в зависимости от правил и технологии оборота |
| Типичные ошибки | Неверный, отсутствующий или повторно использованный код | Ошибка в позиции, количестве или электронном документе |
ПЭУ не является более правильным вариантом для любой компании, а ОСУ не означает упрощенный произвольный учет. Режим устанавливают требования к конкретной товарной группе, этапу оборота и виду операции. Компания не вправе выбрать ОСУ только потому, что ее складская программа пока не умеет работать с кодами отдельных единиц.
Маркировка и прослеживаемость товаров: в чем разница
Маркировка наносит или предоставляет средством идентификации сведения о конкретном товаре. Прослеживаемость фиксирует движение продукции между участниками оборота и на разных этапах ее обращения. Код маркировки служит инструментом идентификации, а информационная система маркировки и прослеживаемости товаров отражает операции с продукцией.
Наличие кода не подтверждает, что все последующие действия уже отражены в системе. Товар может находиться на складе с нанесенной маркировкой, но организация должна правильно принять его, связать с УПД и отразить дальнейшее движение. Прослеживаемость также не заменяет бухгалтерский учет и первичные документы.
Как понять, какой учет применять к товару
Сначала нужно определить не бытовое название продукции, а ее точные характеристики и товарную категорию. Один и тот же термин в коммерческих документах может охватывать разные изделия, для которых действуют разные требования. Проверка начинается с классификации и заканчивается настройкой конкретных операций.
- Определить товар. Зафиксировать назначение, состав, конструкцию, материал, возрастную группу, вид упаковки и другие характеристики.
- Проверить товарную группу. Установить, относится ли продукция к категории, для которой действует обязательная маркировка.
- Сопоставить коды. Проверить код ТН ВЭД ЕАЭС и код ОКПД2, не полагаясь только на сведения из коммерческого предложения поставщика.
- Изучить исключения. Проверить специальные условия оборота и исключения, установленные для конкретной продукции.
- Определить операции компании. Производитель, импортер, оптовый поставщик и розничный продавец передают разные сведения на разных этапах.
- Установить режим учета. Проверить, предусмотрен ли ПЭУ, ОСУ или иной порядок для товарной группы и конкретной операции.
- Настроить программы. Согласовать систему маркировки, электронный документооборот, склад, бухгалтерскую программу и кассу.
- Проверить сценарии. Провести тестовую приемку, отгрузку, возврат, списание и инвентаризацию в соответствии с моделью учета.
Сертификат, декларация о соответствии или отказное письмо могут понадобиться для идентификации продукции и подтверждения иных обстоятельств, но сами по себе не определяют обязанность по маркировке. Проверять нужно товарную группу, коды, исключения и действующие требования по конкретной продукции.
Если классификация вызывает спор, участник оборота готовит документы на товар и направляет запрос на официальную площадку системы или в компетентный орган в зависимости от содержания вопроса. Универсального документа, который заранее подтверждает неприменимость маркировки ко всем похожим товарам, не существует.
Переход с ОСУ на ПЭУ: что меняется
Переход с ОСУ на ПЭУ затрагивает не только настройку личного кабинета. Компания должна изменить приемку, складское хранение, отгрузку, возвраты, списание и инвентаризацию. Если сотрудники продолжат работать по старой схеме, сведения о количестве могут совпасть, а состав кодов и остатки окажутся неверными.
- Справочник товаров. Нужно проверить GTIN, описание продукции и связь карточки товара с кодами маркировки.
- Приемка. Сотрудники должны уметь сверять коды, УПД и фактическую поставку.
- Склад. Программа должна сохранять сведения о кодах и показывать их статус.
- Агрегация. Для упаковок и палет нужно определить порядок формирования и расформирования групп, если это предусмотрено правилами.
- Отгрузка. Документ должен содержать корректные сведения о передаваемых единицах.
- Возвраты и списания. Для каждой причины нужно закрепить отдельный сценарий обработки кодов и документов.
- Инвентаризация. Проверяют не только объем, но и наличие конкретных кодов на складе.
- Обучение. Склад, бухгалтерия, закупки и продажи должны понимать, кто отвечает за каждую операцию.
Какие документы и данные нужны для работы
Набор документов зависит от продукции, роли участника и выполняемой операции. В типовом процессе могут использоваться регистрационные сведения участника оборота, данные о товаре, GTIN, коды маркировки, УПД, сведения об импорте, документы о соответствии и информация о приемке, передаче, продаже, возврате или списании.
Импортер дополнительно проверяет документы на ввоз, этап нанесения средства идентификации и порядок ввода продукции в оборот. Если товар маркируют до ввоза, нужно заранее сопоставить сведения о продукции, импортных документах и кодах. Для каждой категории действуют собственные условия, поэтому общий порядок нельзя механически переносить на другую группу.
Если требуется разобраться в статусе документа о соответствии, полезно отдельно проверить его реквизиты и область действия. Сведения о документах и их статусах мы разбираем в материале о проверке статуса документа. Вопросы по знаку обращения на рынке также нельзя смешивать с цифровой маркировкой: это разные процедуры и разные основания.
Пример из практики: импортер, который еще не ввез товар
К нам обратился импортер, у которого продукция находилась на складе в Китае и еще не была выпущена в обращение. Клиенту требовалась именно маркировка через «Честный знак», а сертификат соответствия уже был оформлен. Наличие сертификата не позволило автоматически определить дальнейший порядок, потому что сначала требовалось установить товарную категорию и условия ввода продукции в оборот.
В такой ситуации сначала уточняют характеристики товара, назначение, документы и предполагаемый маршрут ввоза. Затем проверяют применимость маркировки, сопоставляют сведения о продукции с кодами и определяют, на каком этапе наносится средство идентификации. После этого устанавливают режим учета и перечень операций, которые импортер должен настроить в электронном документообороте и учетной системе.
Похожая логика применяется к одежде, трикотажу и нижнему белью. Сначала определяют состав, назначение, возрастную группу и товарную категорию. Только после такой проверки можно обсуждать документы о соответствии, кодирование товара и порядок работы в системе. Наличие сертификата не заменяет проверку требований по маркировке.
Отдельно мы разбираем вопросы о маркировке конкретных средств идентификации, когда термин зависит от товарной категории и действующих правил. Например, сведения о КИЗ и других кодах нельзя переносить на всю продукцию без проверки применимого порядка. Общий контекст таких обращений изложен в материале о кодах маркировки для товаров.
Частые сложности и как их решить
Товар назван бытовым термином. Название из каталога не определяет код ТН ВЭД ЕАЭС, код ОКПД2 и товарную группу. Нужно собрать техническое описание, состав, назначение и сведения об упаковке, затем сопоставить их с классификацией.
У поставщика и покупателя разные сведения. Несовпадение GTIN, описания или количества в УПД нужно исправить до подтверждения операции. Иначе расхождение попадет в остатки и потребует отдельной корректировки.
Код не считывается или отсутствует в документе. Сотрудник не должен заменять его случайным кодом или проводить товар по одной только позиции. Нужно проверить качество нанесения, статус кода, данные УПД и порядок действий для конкретной товарной группы.
Программа не хранит детализацию по экземплярам. При ПЭУ это ограничение затрагивает приемку, отгрузку, возврат и инвентаризацию. До начала работы проверяют обмен между складской программой, электронным документооборотом, кассой и системой маркировки.
Сотрудники смешивают продажу, возврат и списание. У каждой операции собственное основание и набор передаваемых сведений. Компания закрепляет инструкции по операциям и проверяет их на тестовых документах.
Товар приходит уже с маркировкой. Нанесенный код не отменяет приемку. Покупатель должен сопоставить товар с УПД, проверить количество и статус операции, а затем отразить поступление по действующей модели учета.
