Если поставщик не дает документы, сначала определите, каких именно бумаг не хватает: подтверждения соответствия, паспорта качества, документов для приемки или УПД. До оплаты направьте письменный запрос с точным описанием товара. После поставки зафиксируйте отсутствие документов и проверьте договор, потому что обязанность поставщика зависит от товара, сделки и условий поставки.
Какие документы нужно разделить
Документы на товар подтверждают его характеристики, безопасность или соответствие обязательным требованиям. Документы о передаче оформляют приемку и хозяйственную операцию. Поэтому один документ не всегда заменяет другой.
| Группа | Примеры | Что подтверждает |
|---|---|---|
| Соответствие и безопасность | Сертификат или декларация, если обязательное подтверждение применяется | Подтверждение соответствия продукции требованиям технических регламентов в предусмотренном случае |
| Качество и характеристики | Паспорт качества, техническое описание, инструкция | Свойства, состав, параметры и правила использования продукции |
| Передача товара | Товарная накладная, акт, транспортный документ | Факт передачи, количество, ассортимент и состояние товара |
| Учет и налоги | Первичный передаточный документ; УПД с нужной функцией; счёт-фактура для НДС | Хозяйственную операцию и, при применимости, сведения для НДС. Счёт на оплату сам по себе передачу товара не подтверждает |
УПД, накладная и другие передаточные документы подтверждают приемку и хозяйственную операцию. Они не заменяют документы об обязательном подтверждении соответствия, если такая обязанность установлена для конкретной продукции.
Что запросить до оплаты
Начните не с общей просьбы «пришлите сертификат», а с описания конкретной поставки. Укажите наименование, модель, артикул, изготовителя, страну происхождения и предполагаемый способ продажи. Для партии добавьте сведения, которые позволяют связать документ именно с этой продукцией.
- номер и дату сертификата или декларации, если обязательное подтверждение применяется;
- запись в реестре и сведения об области действия документа;
- паспорт качества, техническое описание, инструкцию или маркировку;
- сведения об изготовителе, заявителе и импортере;
- проект УПД, накладной или другого документа, который поставщик передаст при отгрузке;
- условия передачи копии, оригинала или электронного документа через ЭДО;
- подтверждение связи товара с документом, если заявитель и ваша компания — разные лица; отдельное разрешение пользоваться чужим сканом не расширяет область документа.
Наличие номера в реестре не отменяет проверку. Сопоставьте документ с моделью, изготовителем, составом, маркировкой и областью применения. Добровольный сертификат или документ на сырье не заменяет обязательное подтверждение для готового изделия.
Шаблон запроса документов поставщику
Отправьте запрос по электронной почте, через ЭДО или иным способом, предусмотренным договором. Сохраните сообщение и ответ контрагента. Универсального срока ответа для всех B2B-сделок нет, поэтому ориентируйтесь на договор, спецификацию и согласованный порядок переписки.
Если документы не пришли после поставки
- Сверьте товар. Сопоставьте фактическую продукцию с договором, спецификацией, маркировкой и накладной.
- Зафиксируйте отсутствие. Укажите недостающие бумаги в акте приемки, переписке или ином документе, который предусмотрен сделкой.
- Повторите требование. Перечислите каждый документ отдельно и свяжите запрос с конкретным товаром или партией.
- Проверьте условия договора. Посмотрите порядок приемки, оплаты, направления претензий и последствия непередачи документов.
- Разделите дальнейшие действия. До проверки не запускайте спорную продукцию в продажу, на маркетплейс или в передачу заказчику.
По пункту 2 статьи 456 ГК РФ, если договором не предусмотрено иное, относящиеся к товару документы, предусмотренные законом, иными актами или договором, передают вместе с вещью. Речь не обо всех бумагах, которые покупатель пожелал получить.
Статья 464 ГК РФ позволяет назначить разумный срок для передачи положенных документов. Если их не передали и в этот срок, возможен отказ от товара, если договор не предусматривает иное. Само отсутствие файла не даёт универсального права не оплачивать уже принятую поставку: последствия оценивают по договору и обстоятельствам.
Если документы есть у производителя
Документы можно запросить у поставщика, изготовителя, официального дистрибьютора или импортера. Наличие бумаги у производителя не означает, что любой скан подойдет покупателю. Проверьте заявителя, срок действия, модель, серию, состав, область применения и возможность использовать документ в вашей цепочке поставки.
Поставщик не обязан раскрывать внутренние технологические материалы производителя только потому, что покупатель направил запрос. Для сделки нужно отделить обязательные сведения о продукции от коммерческой тайны и внутренних регламентов. О порядке проверки статуса документов рассказываем в материале о статусе документов на продукцию.
Маркетплейс, заказчик и комплектующие
Маркетплейс или заказчик может запросить сведения о конкретной модели, продавце, изготовителе, маркировке и подтверждении соответствия. Документ на похожий товар не всегда подходит для другой модели или партии. Для отдельных категорий действуют свои правила: требования к одежде, косметике, электронике и детским товарам нельзя переносить друг на друга.
Для продаж через площадку полезно заранее проверить требования к документам для маркетплейса и сопоставить их с данными в реестре. Если поставщик не дает документы, это не означает автоматически, что товар нельзя оформить, но для самостоятельной процедуры понадобятся достоверные сведения о продукции и изготовителе.
Нормативные риски
Статья 28 Закона № 184-ФЗ определяет обязанности заявителя при обязательном подтверждении соответствия, включая предоставление документа или его регистрационного номера заинтересованным лицам. Заявитель и ваш непосредственный поставщик могут быть разными лицами.
При последующей розничной продаже статья 10 Закона о защите прав потребителей требует информации о товаре и обязательном подтверждении соответствия. Она регулирует информацию потребителю, а не заменяет правила вашей закупки у поставщика.
Обсудить документы на товар: пришлите описание продукции и текст запроса площадки.
