Где в Честном знаке посмотреть документы от поставщика

Документы от поставщика чаще всего ищут не в общем разделе кодов маркировки, а во входящих документах оператора электронного документооборота или в учетной программе, связанной с ЭДО. В системе «Честный знак» проверяют коды идентификации, сведения о движении товара и статус обработки операции. Точный путь зависит от оператора, учетной системы и товарной группы.

Ниже разберем, где найти входящий универсальный передаточный документ, как открыть и скачать УПД, проверить коды маркировки, принять товар, оформить расхождение или аннулировать документ.

Коротко о главном

• Входящий УПД от поставщика поступает покупателю через электронный документооборот. Он не обязательно хранится как полноценный документ в личном кабинете «Честного знака».
• УПД с маркировкой содержит сведения о товаре, количестве, контрагентах и кодах идентификации, если конкретная операция и товарная группа предусматривают их передачу.
• До подписания покупатель сопоставляет электронный документ с фактической поставкой, количеством, кодами и реквизитами поставщика.
• Если документ не найден, сначала проверяют оператора ЭДО, учетную запись организации, статус обмена и факт отправки со стороны поставщика.

Как связаны «Честный знак», ЭДО и УПД

УПД — универсальный передаточный документ: в электронном формате ФНС он может объединять счет-фактуру и сведения первичного документа об отгрузке. В маркировочном обороте поставщик формирует документ с данными о передаче товара и направляет его покупателю через ЭДО. Юридическое и учетное значение конкретного УПД зависит от его вида, заполнения, подписей и статуса обмена.

Система «Честный знак» фиксирует сведения о маркированной продукции, кодах идентификации и операциях между участниками оборота. По инструкции ЦРПТ, ЭДО Лайт передает данные о документе в ГИС МТ после подписания сторонами; если используется сторонний оператор, передачу сведений обеспечивает он при настроенном обмене. Поэтому УПД ищут в конкретном подключенном канале — входящих ЭДО Лайт, сервисе оператора или связанной учетной программе.

Печатное представление помогает прочитать документ, но не заменяет проверку электронного файла, подписей и статуса обмена. Маркировочные коды и сертификат или декларация соответствия также подтверждают разные вещи: подробнее — в статье о маркировке «Честный знак» и документах о соответствии. Для статусов электронных документов есть отдельное руководство.

Федеральный закон № 63-ФЗ регулирует электронную подпись, а Федеральный закон № 402-ФЗ — первичные учетные документы. Это разные части документооборота: проверяйте применимый формат, подписантов и статус конкретного обмена; само наличие УПД не означает, что его нужно отдельно согласовывать с государственным органом.

Где искать документы от поставщика

В ЭДО Лайт или у другого оператора

Если поставщик отправил УПД через ЭДО Лайт, войдите в личный кабинет ГИС МТ, выберите нужную товарную группу и откройте «ЭДО Лайт» → «Входящие». Если используется сторонний оператор, ищите документ в его сервисе или в подключенной учетной программе. Внешние сервисы могут называть разделы по-разному: «Входящие», «Поступления», «УПД» или «Документы на подпись». Такой маршрут следует руководству ЦРПТ по ЭДО Лайт.

1. Войдите в аккаунт организации. Проверьте, что открыта учетная запись нужного юридического лица или индивидуального предпринимателя.
2. Откройте входящие документы. Ищите раздел с УПД, накладными, счетами-фактурами или документами от контрагентов.
3. Задайте параметры поиска. Используйте ИНН поставщика, название контрагента, номер УПД, дату, период или статус документа.
4. Откройте карточку документа. Проверьте реквизиты, товары, вложения, сведения о кодах и состояние подписания.
5. Скачайте доступный файл. В зависимости от сервиса можно сохранить электронный файл, печатную форму и протокол обработки.

В одном операторе входящий документ находится в разделе «Входящие», в другом — среди поступлений или документов на подпись. Для обмена между ЭДО Лайт и сторонним оператором проверьте настройку роуминга и статус связи контрагентов.

В учетной программе

При интеграции с оператором ЭДО входящий УПД может отображаться в разделе закупок, поступлений или приемки. В зависимости от системы пользователь просматривает документ в учетной программе, а обмен с оператором и передача сведений о маркировке проходят через подключенный модуль.

Такой сценарий не означает, что документ создан в «Честном знаке». Учетная программа принимает электронный файл, сопоставляет его с карточками товаров и передает необходимые данные дальше. Если обмен остановился, причину ищут в протоколе ЭДО, настройках интеграции и очереди документов.

Как проверить маркировочные сведения в ГИС МТ

В ГИС МТ проверяют сведения о товарной группе, участниках оборота, кодах идентификации, операциях передачи и результате обработки. Если обмен идёт через ЭДО Лайт, входящий УПД доступен в выделенном разделе «ЭДО Лайт» → «Входящие». При работе со сторонним оператором ГИС МТ получает данные об операции через настроенный канал обмена, но не становится общим архивом всех документов этого оператора.

Для проверки операции сопоставьте товарную группу, GTIN, код идентификации, участника оборота и статус обработки. Если нужен файл УПД с реквизитами сделки, откройте его в ЭДО Лайт, у своего оператора или в интегрированной учетной программе.

Как открыть и скачать УПД от поставщика

Откройте карточку входящего документа и проверьте, что поставщик, покупатель, номер и дата относятся к нужной поставке. Затем просмотрите электронную форму, товары, вложения и состояние подписания. Если оператор поддерживает выгрузку, сохраните исходный файл УПД и протокол обмена отдельно от печатного представления.

УПД может включать несколько связанных объектов:

• визуальную форму документа для просмотра и печати;
• исходный электронный файл в установленном формате;
• протоколы отправки, получения и подписания;
• приложение со сведениями о маркированном товаре;
• данные о кодах идентификации и результате их обработки в системе маркировки.

Скан-копия бумажной накладной или отдельный файл со списком кодов не всегда подтверждают полноценную передачу товара через ЭДО. Покупателю нужно установить, связан ли набор кодов с конкретными товарными позициями и электронным документом, а не просто получить перечень цифр для справки.

Как выглядит УПД с маркировкой

УПД с маркировкой содержит обычные реквизиты передаточного документа и сведения, которые позволяют связать товар с операцией в системе маркировки. Внешний вид и точное расположение кодов зависят от товарной группы, вида упаковки, операции и формата обмена.

В документе обычно проверяют:

• наименование продукции;
• количество и единицу измерения;
• цену и сумму;
• реквизиты поставщика и покупателя;
• код товара, включая GTIN, если он используется для соответствующей продукции;
• коды идентификации конкретных единиц, упаковок или групповых упаковок;
• сведения, связывающие товарную позицию с операцией маркировки.

Ответ на вопрос, где в УПД указывается «Честный знак», нельзя свести к одной строке для всех товаров. Для одной категории код может быть представлен в табличной части или связанном электронном сообщении, для другой используются сведения об упаковке и вложенных кодах. Поэтому проверяют не только наличие последовательности цифр, но и ее связь с конкретным товаром.

При проверке УПД с кодами маркировки сопоставьте количество фактических единиц с количеством кодов. Убедитесь, что коды относятся к заявленному товару, не повторяются и не имеют статуса, несовместимого с передачей покупателю. Один список кодов без товарного описания не показывает, какой именно продукции он соответствует.

Как проверить документ и товар перед приемкой

Проверка реквизитов

Сначала проверьте стороны сделки и содержание поставки. Ошибка в ИНН или организации-покупателе может направить документ не тому участнику оборота, даже если название компании указано похоже.

• наименование и ИНН поставщика;
• организацию-покупателя;
• номер и дату УПД;
• наименование, артикул и характеристики товара;
• количество и единицы измерения;
• данные договора, заказа и склада, если они отражены в документе.

Проверка кодов маркировки

Наличие кода в таблице не подтверждает его корректность. Код должен относиться к заявленному товару, участнику оборота и конкретной операции. В зависимости от товарной группы приемка может включать сканирование кодов на единицах, упаковках или транспортной упаковке.

Одинаковый алгоритм нельзя применять к одежде, обуви, молочной продукции, воде, табачным изделиям, пиву и другим категориям. Правила зависят от товарной группы и действующей схемы оборота. Если учетная программа не показывает результат, проверьте код в системе маркировки и сопоставьте его с электронным документом.

Сверка с фактической поставкой

При приемке сопоставляют не только количество мест. Сотрудник проверяет единицы товара, артикулы, характеристики, упаковку и нанесенные коды. УПД может быть заполнен без очевидной ошибки в сумме, но не соответствовать фактически полученному товару.

• количество мест и единиц;
• артикулы и характеристики продукции;
• коды на товаре и упаковке;
• данные в УПД;
• состояние продукции и упаковки;
• связь кодов с нужной товарной позицией.

Что делать при расхождениях

Расхождение фиксируют при приемке, но оно не всегда означает, что УПД нужно отклонить. В описанном «Честным знаком» сценарии покупатель может подписать УПД, сообщить поставщику о выявленном расхождении согласованным способом, а поставщик оформляет исправительный или корректировочный документ; для других ситуаций порядок зависит от товарной группы, статуса и договора сторон. Сверяйтесь с официальной инструкцией по ЭДО и оператором. Не используйте аннулирование как универсальную замену исправлению.

Как принять товар от поставщика в «Честном знаке»

Приемка маркированного товара объединяет проверку УПД, фактической поставки и кодов. Подписание документа и обработка операции в системе маркировки связаны, но не всегда совпадают по времени и способу выполнения. На странице «Честного знака» об ЭДО указан ориентир: завершить приемку, подписание и передачу сведений в течение трех рабочих дней после приемки, но до передачи товара третьим лицам. Сверяйте срок с действующими правилами своей товарной группы и конкретной операции.

1. Получите входящий УПД. Найдите его у оператора ЭДО или в учетной системе.
2. Проверьте реквизиты. Сопоставьте поставщика, покупателя, номер, дату и состав товара.
3. Проверьте коды. Убедитесь, что коды идентификации относятся к нужным позициям и количеству.
4. Сверьте поставку. Сопоставьте электронные сведения с фактическими единицами и упаковками.
5. Оформите решение по документу. При отсутствии расхождений подпишите УПД. Если есть расхождение, проверьте порядок для товарной группы и оператора: в некоторых сценариях документ подписывают, а поставщику отдельно сообщают о расхождении.
6. Передайте или подтвердите сведения. Действие выполняется через ЭДО, учетную программу или отдельный интерфейс по правилам товарной группы.
7. Проверьте результат. Посмотрите итоговый статус документа и операции в ЭДО и системе маркировки.

В некоторых интеграциях статус меняется автоматически после обмена. В других сценариях требуется отдельное действие пользователя. Если УПД подписан, а операция не изменила статус, изучите протоколы и сообщения об ошибках, не повторяя отправку вслепую.

Как поставщику отправить УПД с маркированным товаром

УПД на отгрузку формирует поставщик — участник, который передает товар покупателю. Документ создают в учетной системе или сервисе оператора ЭДО; в ЭДО Лайт после выбора покупателя и товарной группы сведения передаются в ГИС МТ по предусмотренному процессу. Покупатель не создает входящий УПД вместо поставщика.

1. Создайте документ реализации или отгрузки. Укажите основание операции и склад.
2. Выберите покупателя. Проверьте ИНН и идентификатор участника обмена.
3. Добавьте товарные позиции. Укажите наименование, количество, цену и характеристики.
4. Передайте сведения о маркировке. Подберите коды идентификации и свяжите их с товаром и упаковкой.
5. Проверьте формат. Убедитесь, что обязательные реквизиты и сведения о кодах заполнены для нужной товарной группы.
6. Подпишите УПД. Поставщик использует электронную подпись уполномоченного лица.
7. Направьте документ покупателю. Оператор ЭДО передаст УПД в согласованный канал обмена.
8. Отследите ответ. В карточке документа отображаются получение, подписание, отклонение или другой предусмотренный статус.

Функции системы «Честный знак» и оператора ЭДО могут объединяться в одной учетной программе, но роли остаются разными. Ошибка при подборе кода, GTIN или карточки товара влияет не только на внешний вид УПД, но и на обработку операции маркировки.

Как аннулировать УПД

Аннулирование прекращает действие электронного документа по процедуре, которую поддерживают оператор ЭДО и стороны сделки. Его нельзя считать универсальным способом исправить любую ошибку. Когда неверно указаны количество, цена, товар или коды, может потребоваться исправленный либо корректировочный УПД.

В ЭДО Лайт и у других операторов доступность действия зависит от статуса документа. До начала процедуры проверьте, подписан ли УПД одной или обеими сторонами, переданы ли сведения о маркировке и не возникли ли уже последствия для бухгалтерского учета и движения товара.

1. Откройте карточку документа. Найдите нужный УПД по номеру, контрагенту или периоду.
2. Проверьте статус. Убедитесь, что для него доступен запрос на аннулирование.
3. Выберите причину. Формулировка должна отражать реальную ситуацию, а не заменять описание расхождения.
4. Направьте запрос контрагенту. Вторая сторона получает уведомление и выполняет предусмотренное действие.
5. Дождитесь результата. Односторонняя отправка запроса не всегда означает завершенное аннулирование.
6. Проверьте связанные сведения. Уточните, не требуется ли отдельное исправление операции или данных о кодах маркировки.

Отклонение и аннулирование не равны друг другу. Отклонение обычно выражает отказ покупателя принять конкретный входящий документ. Аннулирование прекращает действие уже созданного электронного документа по установленному сценарию обмена. Точный порядок определяет оператор ЭДО и статус УПД.

Что делать, если документ от поставщика не найден

Отсутствие УПД в «Честном знаке» не доказывает, что поставщик его не формировал. Документ мог остаться у оператора ЭДО, попасть в архив, быть направлен другой организации или не пройти интеграцию с учетной системой.

1. Проверьте аккаунт. Убедитесь, что открыта нужная организация, а не другое юридическое лицо.
2. Проверьте оператора ЭДО. Поставщик мог отправить документ через другой канал обмена.
3. Посмотрите разные разделы. Документ может находиться во входящих, черновиках, отклоненных, отправленных или архивных.
4. Используйте расширенный поиск. Ищите по ИНН, номеру, дате создания и периоду поставки.
5. Проверьте роуминг. Если стороны используют разных операторов, обмен должен поддерживаться и быть настроен.
6. Уточните факт отправки. Формирование УПД в программе поставщика не равно его фактической отправке покупателю.
7. Изучите протокол. Ошибка интеграции или формата может остановить передачу.
8. Проверьте права пользователя. У сотрудника должен быть доступ к входящим документам и операциям маркировки.
9. Уточните организацию-получателя. Поставщик мог направить УПД на другую учетную запись или ИНН.

Документы за прошлый период ищут по дате создания, дате поставки, номеру, контрагенту и архивному статусу. Если УПД отсутствует у оператора ЭДО, система маркировки обычно не восстановит его как полноценный электронный документ с реквизитами сделки.

Частые сложности и как их решить

Поставщик прислал только номера кодов

Отдельный список номеров не подтверждает передачу кодов в составе УПД. Проверьте, есть ли коды в электронном документе или связанном сообщении, к каким товарным позициям они относятся и обработала ли их система маркировки.

В УПД есть товар, но нет кодов маркировки

Не подписывайте документ автоматически. Сначала выясните, требует ли конкретная операция передачи кодов и предусмотрен ли такой состав сведений для товарной группы. Затем запросите у поставщика исправленный УПД или пояснение по выбранной схеме.

В «Честном знаке» не находится код

Проверьте символы кода, товарную группу, формат поиска, статус маркировки, участника оборота и факт передачи сведений. Один результат поиска не позволяет сразу сделать вывод о незаконности товара: причина может быть в неверном разделе, ошибке формата или несоответствии данных в документе.

УПД подписан, но статус операции не изменился

Подписание в ЭДО не всегда означает завершенную обработку всех связанных сведений. Откройте протоколы обмена, проверьте очередь интеграции и сообщения об ошибках, затем сопоставьте статус УПД со статусом операции в системе маркировки.

Не удается принять часть товара

Частичная приемка допустима только в сценариях, которые поддерживают используемая система и правила конкретной товарной группы. Если функция недоступна, зафиксируйте расхождение, отклоните неподходящий документ или запросите у поставщика корректное оформление.

Куда обращаться, если самостоятельно найти документ не получается

Ответственный канал зависит от проблемы:

• по отсутствующему, неподписанному или неверно направленному УПД обращаются к поставщику и оператору ЭДО;
• по ошибке отображения в учетной программе обращаются к разработчику или интегратору учетной системы;
• по статусу кодов и операции маркировки обращаются в службу поддержки системы «Честный знак»;
• по формату электронного документа консультируются с оператором ЭДО и специалистом, ответственным за бухгалтерский учет;
• по обязательности маркировки проверяют товарную группу, характеристики и полный код ТН ВЭД по официальной информации системы.

Не делайте вывод о статусе маркированного товара только по тому, появился ли УПД в одном разделе личного кабинета. Состав сведений, доступные действия и сроки зависят от товарной группы и операции. Если интерфейс или статус отличаются от описания, сверьтесь с актуальным руководством «Честного знака» и правилами вашего оператора ЭДО.

Официальные инструкции

• «Честный знак»: подключение к ЭДО, ЭДО Лайт и порядок работы с УПД.
• Руководство ЦРПТ по ЭДО Лайт: входящие УПД, отправка, подписание и коды маркировки.
• ФНС: форматы электронных документов и УПД.
• Федеральный закон № 63-ФЗ, действующая редакция: электронная подпись.
• Федеральный закон № 402-ФЗ, действующая редакция: бухгалтерский учет и первичные документы.
• Другие материалы для продавцов маркетплейсов.