Использовать сертификат или декларацию поставщика можно только после проверки, что документ относится к продаваемому товару и подходит для вашей ситуации. Совпадение бренда или похожая фотография не подтверждает охват модели. Новому продавцу не всегда требуется оформлять всё заново, но копию документа нужно связать с реальной поставкой.
Проверьте вид и статус документа
Определите, что передал поставщик: обязательный сертификат, декларацию, добровольный сертификат, СГР или письмо. Найдите соответствующую запись в официальных реестрах Росаккредитации либо в системе, предусмотренной для другого вида документа. Для документов ЕАЭС может понадобиться национальная часть страны регистрации.
Сверьте номер, заявителя, изготовителя, статус, даты и приложение. Найденная запись не означает, что она подходит для всего каталога поставщика. О том, как искать сертификат, есть отдельная инструкция.
Сопоставьте документ с товаром
| Что сверять | Почему это важно |
|---|---|
| Изготовитель и площадка | Документ другого производителя не переносится на ваш товар |
| Модель и артикул | Разница в исполнении может менять охват документа |
| Назначение и возраст | Взрослая и детская продукция оцениваются по разным основаниям |
| Материал и характеристики | Внешне сходные изделия могут отличаться по требованиям |
| Серия или партия | Документ на определённую поставку не охватывает автоматически следующие |
| Приложение | Основной лист может не содержать весь перечень моделей |
Попросите поставщика объяснить связь его артикула с обозначением на упаковке. Если маркетплейс использует ваш внутренний SKU, сохраните таблицу соответствия. Коммерческое переименование не должно скрывать фактического изготовителя и модель.
Как подтвердить цепочку поставки
Сохраните договор, спецификацию, накладные или УПД и сведения, позволяющие определить продукцию. Для импортного товара выясните, кто ввёз его и какие документы доступны в вашей цепочке. Покупка у российского посредника не меняет производителя автоматически.
Условный пример: в декларации перечислены модели A и B, а поставщик отгружает модель C под тем же знаком. До продажи нужно выяснить, охвачена ли C приложением или иным допустимым описанием. Устное обещание «это одна линейка» не заменяет документального сопоставления.
Нужно ли продавцу быть заявителем
Роль заявителя определяют по регламенту и схеме оценки. Продавец, реализующий уже выпущенный товар, и участник, организующий новый выпуск или импорт, решают разные задачи. Не переоформляйте документ только ради замены названия магазина, не проверив необходимость.
Если планируется иной изготовитель, новая модель, другой состав или выпуск под своей схемой производства, прежнего документа может оказаться недостаточно. Порядок регистрации декларации разобран в руководстве по оформлению.
Когда нужна новая проверка
Вернитесь к документам при смене фабрики, назначения, материала, конструкции или формата поставки. Изменение торговой марки тоже нужно сопоставить с описанием и правилами процедуры. Возможность обновления сведений и необходимость нового оформления нельзя определять одним универсальным правилом.
Истечение срока документа не равно автоматически подделке или запрету на любую реализацию остатков. Установите дату изготовления или выпуска, действовавшие нормы и применимость документа к партии. Этому посвящена статья об остатках после окончания сертификата.
Что делать, если маркетплейс отклонил файл
Сохраните причину отказа и сопоставьте её с записью реестра и карточкой товара. Возможны разные проблемы: неполный файл, ошибка номера, неверная модель, изготовитель или неподходящий вид документа. Повторная загрузка того же файла не решает содержательное расхождение.
Попросите поставщика предоставить приложение, читаемую копию и пояснение по модели. Если документ не относится к товару, разберите обязательную процедуру до продолжения продаж. Не исправляйте скан самостоятельно и не меняйте свойства карточки ради прохождения проверки.
Минимальное досье продавца
Соберите документ с приложениями, ссылку на запись, документы приобретения, описание и фотографии товара. Назначьте ответственного за проверку статусов и изменения ассортимента. Для нового товара можно начать с навигатора; порядок загрузки раздельно описан для WB и Ozon.
Нормативные основания оценки соответствия проверяют по актам ЕЭК. Требования к роли заявителя нужно сопоставлять с конкретным регламентом и схемой, а не с названием магазина.
